Wielu przedsiębiorców przekonało się już, jak praktycznym wyborem dla firmy jest program do wystawiania faktur w Internecie. Stosowanie go ma wiele zalet – jest przyjazne dla środowiska, szybkie i jest wygodne. Skąd wiedzieć co wziąć pod uwagę kupując program do fakturowania? Jak korzystać z programu do wystawiania faktur w firmie?

Zdecyduj, czy jest to z ogóle rozwiązanie dla Ciebie

 Oprogramowanie do fakturowania powinno być przede wszystkim dopasowane do naszych wymagań i oczekiwań. Zanim zdecydujemy się na tą opcję generowania faktur, poleca się rozważyć korzyści z niej wynikające.

Niskie koszty. W przypadku wyboru programu do tworzenia faktur – należy zapłacić wyłącznie program i nie ma już obowiązku płacenia za papier, pocztę, czy wysyłkę, jak przy papierowych fakturach.

Zabezpieczenie danych. Informacje składowane w systemie są dodatkowo zabezpieczone – z tego względu oprogramowanie gwarantuje bezpieczeństwo i całkowitą prywatność.

Wygoda i szybkość. Odpowiedni program do fakturowania zdecydowanie skraca czas pracy. Czas dostarczenia faktury będzie zdecydowanie krótszy niż podczas wysyłki pocztą – dokumenty dotrą niemal natychmiast.

Zautomatyzowanie działań. Program automatycznie ma wgląd do bazy danych, a niekiedy także do chmury – z tego względu nie ma potrzeby samodzielnego wypełniania dokumentów.

Dbanie o środowisko. Najczęściej podczas drukowania faktur roczne zużycie papieru jest ogromne, działanie w Internecie pozwala te liczby skutecznie ograniczyć.

O czym powinno się oprócz tego pamiętać?

Program do fakturowania, aby był jak najlepszy, musi spełniać dwie podstawowe cechy – program powinien być przejrzysty oraz jasny, z kolei cena przystępna. Rozpocząć korzystanie z programu można właściwie zaraz po zainstalowaniu go na komputer – program poprosi o dane firmy oraz założenie konta. Aby jeszcze bardziej uprościć obsługę, mnóstwo programów do wystawiania faktur wyposażono w samouczek, czy czytelny interfejs.

Posiadanie swojej firmy może być zajęciem przynoszącym duże dochody pod warunkiem zwrócenia uwagi na wiele aspektów swojego biznesu. Oprócz standardowej działalności nakierowanej na zyski, przedsiębiorca musi wiedzieć jak właściwie zarządzać firmą, załatwiać sprawy urzędowe, rachunkowe oraz podatkowe. Kluczową rolę spełniają właściwe rozliczenia z kontrahentami oraz ich ewidencja w celu przyszłego rozliczania się z organami podatkowymi z różnych podatków.

Rozległe grono przedsiębiorstw rozlicza się na bazie faktur oraz faktur VAT. Są to istotne dokumenty finansowe informujące o rodzaju zakupionego towaru lub usługi, itp. Dokument ten informuje też kwocie podstawowej, kwocie podatku, itp. Dzięki fakturze kupujący wie na jaki rachunek ma wpłacać pieniądze oraz może wykorzystać taką fakturę jako dokument generujący koszty obniżający kwotę podatku, który trzeba zapłacić oraz VAT. Sprzedający z kolei musi zachować fakturę jako potwierdzenie sprzedaży. Na podstawie takich dokumentów przychodowych i kosztowych przedsiębiorca rozlicza należny podatek i VAT, który należy przelać do urzędu podatkowego.

Dlaczego powinno się pamiętać o prawidłowym sporządzaniu faktur?

Odpowiednie sporządzanie faktur oraz odpowiednie zarządzanie nimi jest bardzo ważną sprawą ze względu na rozliczenia podatkowe. Urząd Skarbowy może w dowolnym momencie dokonać kontroli osobistej w firmie albo skontrolować pliki JPK, a wykrycie wszelkich nieprawidłowości zwykle wiąże się z wymogiem zapłacenia kary finansowej czy też poniesienia gorszych konsekwencji natury prawnej. W związku z tym wielu przedsiębiorców poszukuje wsparcia w zakresie firmowej rachunkowości.

Wsparcie biur księgowych

Nie wszyscy mają czas, możliwości albo umiejętności potrzebne do samodzielnego prowadzenia działu księgowego. W związku z tym wielu właścicieli firm korzysta z usług zewnętrznych biur zajmujących się firmową księgowością swoich klientów. W organizacjach takich pracują doświadczone osoby, które korzystają ze specjalistycznych rozwiązań ułatwiających ich pracę. Porządny program do faktur sprawia, że wszelkie rozliczenia są dokładne oraz zgodne z aktualnie obowiązującymi przepisami.

Samodzielne używanie programów do księgowości

Na rynku dostępnych jest wiele różnych programów umożliwiających wystawianie faktur, ich archiwzację oraz sporządzanie plików JPK i wielu dokumentów rachunkowych wysyłanych do urzędu skarbowego. Można więc stwierdzić, że porządny program do faktur ułatwia samodzielne prowadzenie firmowej księgowości osobom, które nie mają w tej kwestii doświadczenia. Należy jednak pamiętać, aby używać aplikacji, które są często aktualizowane zgodnie z prawami podatkowymi, które często się zmieniają.

W Internecie można odszukać bardzo sporo funkcjonalnych aplikacji, które są odpowiedzialne za prawidłowe tworzenie dokumentacji księgowej oraz kompleksowe prowadzenie firmowej księgowości. Niezwykle istotną zaletą tego typu rozwiązań jest fakt, że działają one w oparciu o zabezpieczone serwery. Innymi słowy użytkownik takiej aplikacji może niezwykle sprawnie zarządzać swoją firmową księgowością z dowolnego komputera lub innego sprzętu mającego połączenie z Internetem, takiego jak telefon albo tablet. Dobrze jest sprawdzić jakie są również inne zalety tego typu aplikacji.

Profesjonalny program do faktur online to rozwiązanie pozwalające na sporządzanie wielu rodzajów dokumentów. Można więc stwierdzić, że programy tego rodzaju są stworzone nie tylko dla firm wystawiających tradycyjne faktury, ale również dla przedsiębiorstw wystawiających rachunki, faktury pro-forma, marża oraz wiele innych. Nie trzeba chyba dodawać wszystkie dokumenty są zgodne z obowiązującymi przepisami.

Regularne udoskonalenia aplikacji

Należy również zaznaczyć, że dzisiejsze internetowe programy przeznaczone do fakturami i firmową rachunkowością podlegają regularnym aktualizacjom. Ich zadaniem jest pozbywanie się ewentualnych błędów oraz wprowadzanie różnych usprawnień dla osób korzystających. Najczęstszym powodem takich ulepszeń są jednak często zmieniające się przepisy z zakresu podatków. Dzięki częstym aktualizacjom, osoba korzystająca z programu może mieć pewność, że zarządza swoją rachunkowością zgodnie z aktualnymi przepisami podatkowymi.

Bezproblemowa obsługa również dla początkujących osób

Nie trzeba mieć bardzo dużej wiedzy czy też wykształcenia, aby móc używać programów do faktur znajdujących się w Internecie. Funkcjonują one zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz regułami matematycznymi, a także współczesnymi technologiami przetwarzania informacji. Poza tym, wiele takich programów zapewnia dodatkowe wsparcie prawdziwych księgowych, którzy kontaktują się z użytkownikami, udzielają odpowiedzi na pojawiające się zapytania czy też kontrolują sporządzone dokumenty w poszukiwaniu ewentualnych nieprawidłowości, możliwych dodatkowych odliczeń, itp. Dzięki temu nawet początkujące osoby mogą być spokojne o prawidłowość sporządzanych dokumentów oraz prowadzonych rozliczeń.

Prowadzenie księgowości w firmie na własną rękę jest możliwe oraz zgodne z prawem. Mimo to wiele osób prowadzących własne przedsiębiorstwa decyduje się na korzystanie z pomocy zewnętrznych firm zajmujących się świadczeniem usług w zakresie księgowości oraz rachunkowości. Dzięki temu mogą oszczędzić dużo czasu i zająć się swoją pracą, podczas gdy księgowi działający w zewnętrznych biurach zajmują się rachunkowością w sposób zgodny z aktualnie obowiązującymi przepisami. W Internecie oferowanych jest mnóstwo aplikacji, które są w stanie zastąpić taką zewnętrzną obsługę księgową z zakresu księgowość internetowa.

Prowadzenie firmowej księgowości to niezwykle istotne zajęcie z perspektywy rozliczania się z osobami zatrudnionymi oraz organami podatkowymi. W związku z tym istotną sprawą jest odpowiednie tworzenie faktur i rachunków, na podstawie których określane są dochody, koszty oraz tworzone są rozliczenia czy też inne ważne dokumenty rozliczeniowe. Wielu przedsiębiorców korzysta z pomocy zewnętrznych biur księgowych, których pracownicy mają szeroką wiedzę oraz umiejętności w zakresie rachunkowości.

Okazuje się, że usługi biur rachunkowych wcale nie są jedynym właściwym rozwiązaniem kłopotu z zakresu prowadzenia księgowości w przedsiębiorstwie. Oferowane są również wysokiej jakości programy komputerowe i aplikacje działające on-line, dzięki którym możliwe jest generowanie dokumentów rachunkowych. Dobry program do fakturowania to najważniejsze narzędzie pracy wielu biur rachunkowych, ale z rozwiązania takiego korzysta też szerokie grono właścicieli firm zainteresowanych samodzielnym prowadzeniem księgowości co przekłada się na większe oszczędności. Dobrze jest zastanowić się jakie funkcje posiadają takie programy.

Prawidłowe tworzenie faktur oraz innych dokumentów sprzedażowych

Każdy profesjonalny program do fakturowania jest narzędziem pozwalającym na sporządzanie faktur w sposób szybki i bezproblemowy. Oprócz standardowych faktur, programy tego typu generują faktury VAT, rachunki czy też dużo innych rodzajów dokumentów sprzedażowych. Utworzone dokumenty są zgodne z przepisami rachunkowymi, które aktualnie są stosowane na obszarze naszego kraju. Dobrze jest korzystać z takich programów, ponieważ umożliwiają one zapisywanie danych zamawiających, dzięki czemu kolejne dokumenty dla regularnych zamawiających można tworzyć za pomocą kilku kliknięć.

Archiwizacja faktur przychodowych i kosztowych

Współczesne aplikacje do wystawiania faktur to rozwiązania, które są w stanie przechowywać w pamięci (chronione na serwerze) wszelkie dokumenty przychodowe czyli wszystkie utworzone i potwierdzone faktury oraz rachunki. Oprócz tego użytkownicy takich aplikacji mają możliwość dodawania na serwer wszelkich dokumentów kosztowych potwierdzających zakupy dokonane w związku z prowadzoną działalnością. Są one potrzebne przy rozliczeniach miesięcznych albo kwartalnych oraz określaniu wysokości podatków.

Tworzenie raportów, wyliczeń okresowych i dokumentów księgowych

Informacje z wszelkich faktur sprzedażowych oraz kosztowych są zachowywane na serwerze. Na ich podstawie można szybko oraz bez trudu wygenerować plik JPK, rozliczenie comiesięczne lub kwartalne, dokument deklaracji VAT, PIT roczny, Księgę Przychodów i Rozchodów oraz wiele innych ważnych dokumentów niezbędnych do prowadzenia rozliczeń z urzędami czy też osobami zatrudnionymi. Poza tym profesjonalne programy on-line zapewniają możliwość wysyłania takich dokumentów bezpośrednio do urzędów za pośrednictwem Internetu.